IT für kleine Hausverwaltungen: Herausforderungen meistern und Lösungen finden
Wie Sie mit smarter IT Zeit und Kosten sparen, aber Sicherheit, Effizienz und Flexibilität gewinnen
Zukunft und Innovation
Digitale Transformation in der Immobilienverwaltung: Chancen für kleine Hausverwaltungen
Die Digitalisierung verändert den Immobilienmarkt – und stellt vor allem kleine und mittlere Hausverwaltungen vor neue Herausforderungen. Während große Hausverwaltungen eigene IT-Abteilungen haben oder auf eine teure Hausverwalter Software zu setzen, müssen kleine und mittlere Hausverwaltungen mit begrenzten Ressourcen Schritt halten.
Sie stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Sicherheit, digitale Infrastruktur und Arbeitsprozesse zu modernisieren, ohne hohe Kosten oder komplexe Umstellungen zu riskieren.
Externe IT-Experten bieten zwar etablierte Lösungen, diese sind jedoch oftmals nicht auf die Immobilienwirtschaft abgestimmt. Häufig fehlt auch das Wissen, welche Lösungen für die Hausverwaltung online sinnvoll sind und wie der Umstieg ohne Risiken gelingt
Typische IT-Probleme kleiner Hausverwaltungen – und wie Sie sie lösen
Viele Hausverwaltungen arbeiten mit veralteten Systemen oder ineffizienten Insellösungen. Das führt zu unnötigen Kosten, Medienbrüchen und hoher Fehleranfälligkeit. Die häufigsten IT-Herausforderungen sind:
- Datenschutz-Risiken: Unsichere lokale Datenspeicherung, veraltete Server oder fehlende Sicherheitskopien (Backups)
- Uneinheitliche IT-Landschaft: Unterschiedliche Betriebssysteme und Software-Versionen erschweren die Zusammenarbeit
- Fehlender IT-Support: Keine internen IT-Fachkräfte für Wartung, Updates und Security
- Kein mobiles Arbeiten: Daten sind oft nur im Büro zugänglich, Homeoffice oder Außendienst funktionieren nicht reibungslos
- Standortübergreifende Zusammenarbeit schwierig: Daten liegen verteilt auf Rechnern und Servern, was doppelte Arbeit verursacht
- Kein zentrales IT-Management: Keine einheitlichen Zugriffsrechte, fehlende IT-Sicherheit und umständliche Prozesse
- Kostenintensive Infrastruktur: Hohe Anschaffungs- und Wartungskosten für Server, die regelmäßig erneuert werden müssen
- Langes Einarbeiten neuer Mitarbeiter: Fehlende Standardisierung führt zu langwierigen Prozessen, denn IT-Zugänge und Geräte müssen manuell eingerichtet werden
Die gute Nachricht
Eine moderne IT-Strategie muss weder kompliziert noch teuer sein. Der Schlüssel liegt in schrittweisen, skalierbaren Lösungen – genau dort, wo sie den größten Nutzen bringen.
Und: auf Lösungen zu setzen, die für die digitale Immobilienverwaltung optimiert sind.
6 Schritte zur digitalen IT-Transformation für kleine Hausverwaltungen
01 Datenschutz und IT-Sicherheit: Die Basis für eine moderne IT-Landschaft
Die Verwaltung von Mieterdaten, Verträgen und Abrechnungen macht Hausverwaltungen zu einem attraktiven Ziel für Cyberangriffe. Gleichzeitig stellt die DSGVO hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Eine sichere Dokumentenablage ist dabei unverzichtbar.
- Sichere Cloud-Lösungen nutzen: Verschlüsselte Speicherung statt lokaler Datensilos.
- Automatische Datensicherung einführen: Regelmäßige Backups verhindern Datenverlust.
- Klare Zugriffsrechte (Zero-Trust-Prinzip): Mitarbeitende bekommen nur Zugriff auf Daten, die sie wirklich brauchen.
- Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA): Ein zusätzliches Sicherheitsverfahren für den Login, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Regelmäßige IT-Sicherheitsschulungen: Mitarbeitende für Betrugsversuche (Phishing) und Sicherheitsrisiken sensibilisieren.
Praxisbeispiel aus unserem Arbeitsalltag
Eine Hausverwaltung mit 50 Einheiten stellte von einem lokalen Server auf eine verschlüsselte Cloud-Lösung um – und reduzierte ihr Sicherheitsrisiko um 80 %, während die Zugriffsmöglichkeiten für Außendienst und Homeoffice verbessert wurden. Gleichzeitig können die laufenden Hard- und Softwarekosten um jährlich 3.500 EUR reduziert werden.
02 Digitale Arbeitsplätze: Einheitliche IT für flexibles Arbeiten
Viele Hausverwaltungen arbeiten mit unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen – ein Albtraum für Effizienz und IT-Sicherheit.
- Cloud-basierte Arbeitsplatzlösungen mit Microsoft 365 sorgen für eine zentrale und vernetzte Arbeitsumgebung mit professionellem Online Dokumentenmanagement
- Einmaliges Anmelden (Single-Sign-On, SSO): Alle Programme mit nur einem Login nutzen.
- Geräteverwaltung: Einfache Verwaltung von Laptops, Tablets und Smartphones mit zentralem IT-Management.
- Homeoffice-ready: Mitarbeitende können flexibel von überall arbeiten – ohne komplizierte VPN-Lösungen.
Praxisbeispiel aus unserem Arbeitsalltag
Eine Hausverwaltung mit drei Standorten stellte auf cloudbasierte digitale Arbeitsplätze um und sparte 30 % Zeit bei internen Abstimmungen, da alle Dokumente und Daten an einem zentralen Ort verfügbar sind. Auch die Attraktivität als Arbeitgeber ist gestiegen, da Mitarbeitende künftig auch im Homeoffice sicher und effizient arbeiten können.
03 IT-Support durch Experten: “Der Chef macht IT nebenbei” ist keine Lösung
Nicht jede Hausverwaltung kann oder will eine eigene IT-Abteilung aufbauen. Doch ohne professionelle IT-Betreuung entstehen Sicherheitsrisiken und ineffiziente Prozesse.
- Automatische Updates und Sicherheitskontrollen: Kein manuelles Einspielen von Sicherheitsupdates mehr nötig.
- IT-Support auf Abruf: Bei Problemen schnell einen Experten an der Seite haben.
- Regelmäßige Wartung: Server, Programme und Daten werden proaktiv überwacht und gesichert.
- Standardisierte IT-Umgebung: Einheitliche Setups für PCs, Laptops und mobile Geräte.
Praxisbeispiel aus unserem Arbeitsalltag
Eine Hausverwaltung mit 120 Einheiten entschied sich für einen Managed-Service-Ansatz – und reduzierte IT-Probleme um 70 %, da regelmäßige Wartungen und Updates zentral gesteuert wurden.
04 IT-Infrastruktur: Weg von lokalen Servern, hin zu skalierbaren Lösungen
Viele Hausverwaltungen arbeiten noch mit lokalen Servern, die teuer, wartungsintensiv und unsicher sind. Moderne Alternativen bieten:
- Cloud-Server statt teure Büro-Server: Spart Platz, Kosten und Wartungsaufwand.
- Virtuelle Desktops (VDI): Mitarbeitende greifen von jedem Gerät sicher auf ihren Arbeitsplatz zu.
- Automatische Notfall-Lösungen: Schutz vor Datenverlust und Serverausfällen.
Praxisbeispiel aus unserem Arbeitsalltag
Eine Hausverwaltung ersetzte ihren veralteten lokalen Server durch eine hybride Cloud-Lösung – und sparte jährlich 35 % an IT-Kosten, während die Verfügbarkeit ihrer Daten verbessert wurde.
05 Betriebssysteme und Software-Standardisierung: Einheitlichkeit für mehr Effizienz
Ein großes Problem in Hausverwaltungen: Neue Mitarbeitende können oft erst nach Tagen produktiv arbeiten, weil IT-Zugänge manuell eingerichtet werden müssen. Der Flickenteppich aus Windows 7, Windows 10 und unterschiedlichen Office-Versionen erschwert zudem die Zusammenarbeit und führt zu Sicherheitslücken.
- Automatische IT-Einrichtung: Neue Mitarbeitende erhalten innerhalb weniger Minuten alle Programme und Zugänge.
- Zentrale Verwaltung aller Lizenzen: Keine Verzögerungen durch fehlende Software-Zugänge.
- Vorgefertigte Schulungsmaterialien: Erklärvideos und Anleitungen für den schnellen Einstieg.
Praxisbeispiel aus unserem Arbeitsalltag
Nach der Umstellung auf einheitliche Betriebssysteme und Office-Software reduzierte eine Hausverwaltung ihre IT-Ausgaben um 25 % und verbesserte die Zusammenarbeit ihrer Teams erheblich.
06 Standortübergreifende Vernetzung: Einheitliche Prozesse für alle Standorte
Wer mehrere Standorte oder Mitarbeitende im Außendienst hat, braucht eine einheitliche IT-Struktur.
- Zentrale Cloud-Datenablage: Keine verteilten Excel-Listen oder lokale Dateispeicherung mehr.
- Microsoft Teams oder Slack für interne Kommunikation.
- Automatische Synchronisation von Mieterdaten, Dokumenten und Vorgängen zwischen Standorten.
Praxisbeispiel aus unserem Arbeitsalltag
Eine überregionale Hausverwaltung mit drei Standorten digitalisierte ihre Datenverwaltung und reduzierte doppelte Datenerfassungen um 50 %, wodurch sich Fehlerquoten und Arbeitsaufwand signifikant senkten.
Fazit: IT-Outsourcing und Cloud-Lösungen als Erfolgsfaktor für Hausverwaltungen
Die digitale Hausverwaltung muss nicht kompliziert oder mit hohen Investitionen verbunden sein. Entscheidend ist, schrittweise zu starten und gezielt dort zu optimieren, wo der größte Hebel liegt.
Beginnen Sie also mit den Bereichen, die den größten Mehrwert versprechen, und bauen Sie Ihre digitale Infrastruktur Schritt für Schritt aus.
Und denken Sie daran: Das Ziel der IT-Transformation ist nicht die Technologie selbst, sondern mehr Zeit für Ihre Kernaufgabe – die professionelle Betreuung von Immobilien und Mietern.
Übrigens: Als Energieversorger mit IT-Expertise bieten wir genau diese Unterstützung. Mit unseren maßgeschneiderten IT-Lösungen, die wir speziell für die Anforderungen der digitalen Hausverwaltung entwickelt haben, helfen wir Ihnen, die Digitalisierung schrittweise und effizient umzusetzen.