Personalwesen? Das machen wir bei uns praktisch nebenbei!

Wir sind für mehr Personal — aber weniger Verwaltung. Personio hilft uns dabei.

„Personalwesen? Das machen wir bei uns praktisch nebenbei!“

— Nicht nur Alexandra Maulhardt setzt sich bei uns dafür ein, dass es beim Personalwesen der Enloc um die Menschen und nicht um die Verwaltung geht.

 

Weniger Verwaltung, mehr Entwicklung

In allem, was wir tun, setzen wir uns zuerst mit den Menschen auseinander, so auch bei allen Themen rund um Personalwesen und HR.

Als wir 2019 aufgrund stark steigender Mitarbeiterzahlen in unserer Unternehmensgruppe nicht drumherum kamen, ein eigenes Team für HR aufzubauen, ging es uns weniger darum, die Verantwortlichkeiten neu zu verteilen oder Prozesse zu digitalisieren. Uns drängte vor allem der Wunsch, den gewachsenen Wünschen unserer Mitarbeitenden nach Weiterbildung, mobilem Arbeiten und einfachen, digitalen Tools für Zeit- und Urlaubsplanung gerecht zu werden.

Bis dahin wurden verschiedene Prozesse mit „Zoho“ abgebildet, jedoch war das System aus unserer Sicht nicht intuitiv genug und mit unseren Anforderungen nur bedingt kompatibel.

„Zu dieser Zeit haben die Kollegen aus dem Team Finanzen zusammen mit der Geschäftsleitung die essenziellen Aufgaben wie Lohnbuchhaltung, Bewerbungs- und Vertragsmanagement oder Urlaubspläne mitverantwortet. Jedoch blieb wenig Raum, um sich um die genauso wichtigen Themen wie Personalentwicklung, Weiterbildung oder mobiles Arbeiten zu befassen“, erklärt unsere Alexandra, die seit 2018 das Team HR und alle dazugehörigen Prozesse weiterentwickelt.

ALEXANDRA

— HR Managerin

Personio hat von Anfang an überzeugt

Als wir 2020 auf Personio gestoßen sind, waren wir nicht nur vom Aufbau und den Möglichkeiten des Systems begeistert, sondern gleichermaßen von der stetig wachsenden Wissensbasis aus Whitepapers und Vorlagen, welche Personio bietet. – Theorie und Praxis in einem.

Nach einer intensiven Testphase haben wir uns für die Einführung von Personio entschieden. Da das System recht schnell überzeugte, haben wir alternative Programme gar nicht mehr in Betracht gezogen.

Dabei war einer unserer größten Ansprüche an das neue System, mit den neuen digitalen Prozessen so viel Verwaltung und Bürokratie wie möglich abzuschmettern, um nicht die Personalverwaltung hochzufahren, sondern damit wir uns um die bereits angesprochen Themen kümmern können, die bisher zu kurz kamen: Personalentwicklung und alles, was viele heute als NewWork bezeichnen.

Was uns an Personio überzeugt hat weiß Alexandra am besten, die das System vorab auf Herz und Nieren getestet hat: „Das Personio-Team war im gesamten Beratungs- und Kennenlernprozess sehr menschlich und verständnisvoll. Und wir waren überrascht, dass der Softwareanbieter ein deutsches Unternehmen ist.“

Auch der durchgängige Support während der rund sechswöchigen Datenmigration und Übergangsphase war umfassend und hochprofessionell. So gab es neben zahlreichen Checklisten und Tricks in den Wochenterminen eine geführte Einrichtung und reichlich Unterstützung bei den Einstellungen. Auch die Community hinter Personio, über die sich Unternehmen gegenseitig helfen und Fragen in der Gemeinschaft beantworten, hat uns beim Übergang außerordentlich unterstützt – quasi Social Media für HRs.

Doch für Personio sprachen noch viele andere Features und Funktionen:

  • Alle Mitarbeiter-Profile sind digital und an einem Ort gesammelt: persönliche Infos, Bescheinigungen, Arbeitsverträge usw. Keine Aktenmappen, keine Zettelwirtschaft – immer alles geordnet und von überall aus abrufbar.
  • Der komplett digitale und intuitive Recruitingprozess mit Bewerbungsmanagement und Anbindung der digitalen Stellenanzeigen an sämtliche Schnittstellen und Plattformen.
  • Die einfache Zeiterfassung samt Zeitkonten über App oder Browser, die allen Kolleginnen und Kollegen samt Teamleitenden hilft, stets den Überblick über die Arbeitszeiten zu behalten.
  • Wir profitieren von der vereinfachten Ressourcenplanung und Auswertung mittels klar strukturierter und filterbarer Verwaltung von Zeiten und Abwesenheiten über alle Abteilungen unserer Gruppe hinweg, inkl. Team- und Urlaubsplanung, Reportings, Datenexporten und Monitoring.
  • Die Team- und Geschäftsleitung bekommt zu allen wichtigen Personaldaten samt Geburtstagen, Qualifikationen, Lohnbuchhaltung und Co. übergeordnete Reportings und gebündelte Nachrichten.
  • Die gut gepflegte Community und hilfreiche Checklisten, welche über diese zur Verfügung gestellt werden helfen uns beim Ausbau unseres HR-Teams und unserer Prozesse.
  • Die Organisation des On- sowie Offboardings mit interner Aufgabenverteilung und Checklisten vermittelt nicht nur einen professionellen Eindruck bei den neuen bzw. scheidenden Mitarbeitenden, sondern vermittelt gleichzeitig die zugrundeliegende Wertschätzung.
  • Die objektiven Daten, über die alle sich und ihre Leistungen reflektieren können und auf deren Grundlage wir förderliche Gespräche auf Augenhöhe planen, dokumentieren und gemeinsame Zielvereinbarungen fassen fortführen können.

Die Qualität und der Service des Unternehmens haben seitdem kaum nachgelassen. Unsere Tickets werden innerhalb weniger Stunden beantwortet und gelöst und auch in der aktuellen Zeit gibt es im Blog von Personio viele nützliche Beiträge für die interessierten HRler, beispielsweise über Corona, Arbeiten im Ausland oder Digitalisierung.

Natürlich läuft im System noch nicht alles perfekt, jedoch haben wir die Gewissheit, dass das Team von Personio an allem dran ist. Darüber hinaus gibt es wöchentliche Updates und monatliche Digital User Meetings, in denen aufgezeigt wird, was gerade umgesetzt und was als nächstes geplant ist.

 

Was sich bei uns durch Personio verändert hat

  • Unsere On- und Offboardingprozesse sind nicht nur sehr professionell, sondern gleichzeitig äußerst effizient und transparent. Alle, die am Prozess beteiligt sind, wissen zu jeder Zeit was zu tun und wer in der Verantwortung ist. Bewerbende bekommen umgehend Feedback und wissen, schneller, woran sie sind – davon profitieren beide Seiten.
  • Wir konnten unsere Bestrebungen zum mobilen Arbeiten und während der Corona-Phase den Umzug ins Homeoffice schnell organisieren und die verschiedenen Bedürfnisse der Mitarbeitenden und ihre individuellen Lebenssituationen berücksichtigen.
  • Durch den digitalen Recruitingprozess können wir schneller auf Personalengpässe reagieren und uns zudem besser mit den Teams abstimmen.
  • Der komplett digitale und intuitive Recruitingprozess mit Bewerbungsmanagement und Anbindung der digitalen Stellenanzeigen an sämtliche Schnittstellen und Plattformen.
  • Dank der breiten Wissensbasis, welche Personio in klarer, leicht zugänglicher Form zur Verfügung stellt, sind unser Bewusstsein und unsere Ansprüche an die Entwicklung unserer Kolleginnen und Kollegen stetig gewachsen.
  • Personio ist das Tool für alle im Unternehmen und die zentrale Stelle für alle Personalthemen, denn es fasst alle Prozesse und Daten für alle zusammen, egal ob HR, Teamleiter oder Mitarbeitende.
  • Nie mehr vergessene Geburtstage dank automatischer Erinnerungen aus dem Personio!

Personio passt gut in die Enloc World

Personio zeigt, dass digitale Lösungen einerseits mächtig und umfassend sein können, ohne andererseits intuitive Bedienung und sinnvolle Modularität vermissen zu lassen.

Mit Personio können wir unser HR Team aufbauen und es bietet uns ausreichend Möglichkeiten, die individuellen Bedürfnisse und Entwicklungswünsche unserer Kolleginnen und Kollegen nachvollziehbar abzubilden und strukturieren.

„Wir haben gerade die magische Grenze von 50 Mitarbeitenden überschritten und somit auch bei Personio das nächste Upgrade erreicht. Doch dank ansprechendem Preismodell lässt sich das gut kalkulieren und wir profitieren mit steigendem Personal immer mehr von den digitalen Prozessen. Deswegen bin ich davon überzeugt, dass wir mit Personio die Bürokratie im Personalwesen wirklich ganz praktisch und fast nebenbei abbilden können,“ freut sich Alexandra. Und davon können wirklich alle profitieren.

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ALEXANDRA MAULHARDT

— HR Managerin