Innovative Immobilienverwaltung mit iX-Haus und EN.Tab
Kapazitätsoptimierung, Effizienzsteigerung und Automatisierung - eine Düsseldorfer Immobilienagentur zeigt, wie es geht!
Gastbeitrag von Philipp Spitz, Head of Marketing & Communication bei CREM Solutions und iX-Haus
Eine Düsseldorfer Immobilienagentur zeigt, wie es geht!
RT Facility Management setzt bei der Verwaltung seiner +12.000 Einheiten auf eine individuelle Systemlösung. Durch den Einsatz von iX-Haus, EN.Tab und DocuWare als drei integrierte Systeme, setzen sie ein Zeichen. Ein Zeichen in Richtung Kapazitätsoptimierung, Effizienzsteigerung und Automatisierung.
Automatisierung in der Immobilienwirtschaft auf Basis von iX-Haus und EN.Tab
Das Team von RT ist in der Lage, sämtliche immobilienwirtschaftliche Aufgaben weitestgehend automatisiert abzubilden. Dafür sorgt das ERP-System iX-Haus und die digitale Hausverwaltung EN.Tab. DocuWare als Dokumentenmanagementsystem ergänzt die integrierten Speziallösungen.
iX-Haus erlaubt RT Facility Management die standortübergreifende Zusammenarbeit sowie die Einbindung aller Abteilungen. Die Ablage von Informationen, Notizen und insbesondere Mieter*innen- oder Objekt-Meldungen, ebenso der “ortsunabhängige” Zugriff auf Informationen bieten entscheidende Vorteile bei der Bearbeitung.
Zukunftsorientierte Prozesse stehen hier im Vordergrund. So wird die Weiterentwicklung von Unternehmen mit einer Zukunftsvision, wie RT Facility Management, vorangetrieben. Nahezu alle immobilienwirtschaftlichen Aufgaben und Entscheidungen werden mit iX-Haus stets auf Grundlage systemgestützter Informationen abgebildet, automatisiert und umgesetzt.
EN.Tab – die Lösung für die digitale Objektabnahme und -übergabe
Um die Automatisierung bzw. Optimierung von Prozessen voranzutreiben, nutzt RT Facility Management das in iX-Haus integrierte System EN.Tab.
Bis zur Implementierung von EN.Tab war der Abnahme- und Übergabeprozess von Wohnungen oder Gewerbeimmobilien eine zeitaufwändige Aufgabe, die viel Schreibarbeit verlangte:
- Handschriftliches Ausfüllen von Übergabe- und Abnahmeprotokollen
- Einscannen der Protokolle und Hinzufügen in die Mieterakten
- Manuelle Erfassung der Zählerstände und Eingabe in iX-Haus
- Versand von Kopien an die Mieter
- Manuelle Ummeldung der Strom- und Gaszähler
Diese Zeiten sind nun vorbei.
Mit der Einführung von EN.Tab vereinfacht sich der Abnahme- und Übergabeprozess von Wohnungen und Gewerbeimmobilien erheblich.
EN.Tab und iX-Haus in der Praxis
In der mobilen EN.Tab-Anwendung kann man den Objektzustand detailliert und direkt vor Ort in der Immobilie aufnehmen. Alle Zählerstände oder auch die Zusammenfassung vom Zustand des Objektes, werden mithilfe der EN.Tab-App direkt auf dem Tablet-PC erhoben und eingetragen. Dabei können unmittelbar Fotos und Notizen angehangen werden.
Der Austausch von wohnungs- und mieterbezogenen Daten über eine bilaterale Schnittstelle mit iX-Haus erfolgt automatisiert nach einer Termineingabe. Somit werden manuelle Eingaben zur Erstellung eines Protokolls minimiert.
Lediglich sechs Arbeitsschritte sind für die Objektabnahme mit EN.Tab notwendig:
- Terminerstellung über iX-Haus, inklusive direkter Protokollerstellung in EN.Tab
- Vor Ort Aufnahme des Zustands der Wohnung, inklusive Bilder
- Ablesen von Zählerständen
- Aufnahme der Verzugsadresse
- Setzung einer Nachfrist (wenn notwendig)
- Versand des Protokolls an die Mieter*innen und Lieferanten
Die Erstellung eines Protokolls ist mit EN.Tab auf dem Tablet-PC somit ganz unkompliziert.
Mängel, inklusive einer Dokumentation mit Bildern oder Fristen zur Nachbearbeitung, können in der Eingabemaske ganz einfach hinzugefügt werden.
Zeitersparnis und Effizienz durch Digitalisierung und Prozessautomatisierung
Die direkten Eingabemöglichkeiten von beispielsweise Zählerständen und die schnelle Übertragung an die Energiedienstleister sorgen für konsistente Daten und Dokumente. Die automatische Übergabe an die Mieterakte in iX-Haus und DocuWare tragen zu einem reibungslosen und möglichst fehlerfreien Ablauf bei. Interne Prozesse werden damit vereinheitlicht. Protokolle können direkt aus iX-Haus generiert, abgelegt und an die Mieter*innen übermittelt werden.
Im Sinne der EED (Energieeffizienz-Richtlinie) sorgt insbesondere die digitale Übermittlung aller Zählerstände an die entsprechenden Energie- und Messdienstleister für einen immensen Mehrwert. Der direkte Austausch mit den Dienstleistern unterstützt eine schnelle Bearbeitung für die schleunige Abrechnung und eine übersichtliche Darstellung der Verbrauchswerte.
Die einzelnen Arbeitsschritte der Objektabnahme werden in der EN.Tab-App zusammengefasst und können so sicher und effizient nacheinander von den Anwender*innen abgearbeitet werden.
Die Gefahr, durch vergessene Schritte das Fehlerpotential zu erhöhen, wird minimiert. Die im Protokoll integrierten Bilder unterstützen im Notfall zudem bei Rechtsstreitigkeiten die Beweisfähigkeit. Aufgrund einer am Ende des Vorganges vorgenommenen Sperrung des Protokolls, nachdem die Unterschrift gesetzt wurde, können z.B. keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
Die Funktion „Abnahmeprotokoll als Übergabeprotokoll nutzen“ bietet eine zusätzliche Zeitersparnis. Hier muss nicht in manueller Arbeit ein zweites Protokoll erstellt werden. Die Daten werden einfach aus dem Abnahmeprotokoll ohne Aufwand in das Übergabeprotokoll übertragen.
Digitales Dokumentenmanagement als weiterer Erfolgsfaktor der digitalen Verwaltung
Ein weiterer wichtiger Bestandteil bei der Automatisierung und Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist das digitale Dokumentenmanagementsystem DocuWare.
Denn nicht nur im Zuge der Nachhaltigkeit ist der Wegfall der Papierablage ein entscheidender Faktor. Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems bringt Vorteile für viele Unternehmensprozesse.
Die direkte Archivierung von Dokumenten, spart Zeit bei der Ablage. Hier werden die mit EN.Tab erstellten Protokolle direkt in die digitalen Mieterakten in iX-Haus eingepflegt. Eine spätere Suche bzw. das Auffinden von Dokumenten wird dadurch ebenfalls ermöglicht.
Alle abgelegten Protokolle werden den Mieterakten in iX-Haus zugeordnet, können aber aufgrund einer vorherigen “Verschlagwortung” direkt mit einem Suchbegriff wieder aufgefunden werden. So sind relevante Informationen immer schnell für die Bearbeitung oder die Beantwortung von Fragen abrufbar.
Aber auch die Digitalisierung von Freigabeprozessen dokumentenbezogener Aufgaben bietet weitreichende Vorteile. So ermöglicht DocuWare, integriert in iX-Haus, zudem, Rechnungs- oder Auftragsfreigaben direkt im System vorzunehmen. Individuell angelegte Freigabeworkflows garantieren eine schnellere Bearbeitung auf Grundlage vordefinierter Freigaberegeln. Außerdem werden Versäumnisse aufgrund eingestellter Vertretungsregeln vermieden.
Der ganzheitliche Ansatz von iX-Haus mit der Möglichkeit der Integration zusätzlicher moderner Tools wie EN.Tab für die digitale Objektabnahme- und -übergabe verhilft uns zu einer schnelleren Bearbeitung alltäglicher immobilienwirtschaftlicher Aufgaben und einem verbesserten Service gegenüber unseren Mieter*innen.
Digitale Transformation in der Immobilienwirtschaft
Mit diesen vielfältigen Möglichkeiten hat RT Facility Management ein umfassendes System aufgesetzt, welches die Bearbeitung von Aufgaben in der Immobilienverwaltung zu einem großen Teil optimiert.
Mit der integrierten Prozesslösung iX-Haus, der digitalen Hausverwaltung EN.Tab und dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare, ist die RT Facility Management GmbH digital hervorragend aufgestellt. Doch an dieser Stelle ist noch nicht Schluss: Weitere Speziallösungen ergänzen iX-Haus. So ermöglichte eine bilaterale Schnittstelle den konsistenten Datenaustausch. „Angrenzende“ Aufgaben können dann in der Immobilienwirtschaft schnell und unkompliziert abgebildet werden.
Die Intention, weitere Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren beschreibt hier besonders gut, wie modern und zukunftsorientiert das Unternehmen denkt. Das Ziel dabei ist, sowohl interne Arbeitsabläufe als auch die Services und Dienstleistungen für Mieter*innen zu optimieren.
RT Facility Management - ein Unternehmen mit zukunftsorientiertem Immobilienmanagement
Menschen attraktiven Wohnraum anzubieten – damit geht für die RT Facility Management GmbH & Co. KG ein hohes Maß an Verantwortung einher, dem sich das Unternehmen seit 2006 bewusst ist. Seither bietet RT Facility Management Mieter*innen in ganz Deutschland neben Wohnraum auch Gewerbeimmobilien und gemischt genutzte Objekte an. Dabei setzt das Unternehmen in allen Belangen auf eine offene, transparente Kommunikation sowie guten Service. Bei Umbauten und Modernisierungsvorhaben wird großer Wert auf nachhaltige Materialien gelegt. Diese zukunftsorientierte Denkweise spiegelt sich auch bei der Verwaltung des Immobilienportfolios wider.
Zum Team von RT Facility Management gehören heute mehr als 100 qualifizierte Mitarbeitende, die Mieter*innen bei Fragen und Wünschen bestmöglich zur Seite stehen. Neben dem Hauptstandort in Düsseldorf ist das Team über ganz Deutschland verteilt. RT Facility Management verwaltet heute erfolgreich mehr als 12.000 Einheiten.