Digitale Hausverwaltung mit EN.Tab – bye bye Papierkram, hallo Effizienz
Die digitale Hausverwaltung ist Gegenwart und Zukunft. Wir zeigen, wie sie funktioniert und was Sie dafür benötigen. Gehen Sie mit uns den Weg der digitalen Transformation.
Wenn wir von Nachhaltigkeit sprechen und trotzdem mit Stift und Zettel bewaffnet eine Wohnungsabnahme durchführen, ist das mehr als paradox. Doch dieses Vorgehen ist in den Wohnungsverwaltungen leider immer noch Gang und Gebe. Immobilienverwaltungen führen Abnahmen und Übergaben handschriftlich durch, übertragen dann die entstandenen Papierprotokolle ins ERP-System, um diese später auszudrucken und zu verschicken oder abzuheften. Klingt nicht nur umständlich, ist auch weder wirtschaftlich noch ökologisch oder effizient. Wir sagen Ihnen, wie die digitale Hausverwaltung von heute und morgen funktioniert.
Was bedeutet "Digitale Hausverwaltung"?
Die "Digitale Hausverwaltung" bezieht sich auf den Einsatz digitaler Technologien zur Verwaltung von Wohngebäuden, Mietwohnungen, Eigentumswohnungen und Gewerbeobjekten. Hierbei werden Software-Tools und mobile Anwendungen genutzt, um die Verwaltung von Mieterdaten, Vertragsverwaltung, Buchhaltung, Wartungsarbeiten und anderen Aufgaben im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung zu vereinfachen und zu automatisieren.
Durch den Einsatz von digitalen Lösungen können Absprachen und Abstimmungen zwischen Vermietern und Mietern verbessert werden, da beispielsweise Nachrichten und Ankündigungen über diese Plattformen verschickt werden können. Auch können Bewohner über eine digitale Hausverwaltung in Echtzeit Wartungs- oder Reparaturanfragen stellen oder sogar den Status von Anfragen überwachen.
Die digitale Hausverwaltung hat zum Ziel, die Verwaltung von Wohngebäuden effizienter, transparenter und einfacher zu gestalten.
Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?
Der Hausverwaltung obliegt grundsätzlich die technische, rechtliche und organisatorische Betreuung von Immobilien. Sprechen wir von Mietwohnungen, dann sprechen wir von Mietverwaltung. Hierbei handelt es sich um alle Belange bezüglich der Mietsache, insbesondere die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen oder die Beauftragung von Versorgungsleistungen wie Strom und Wasser. Darüber hinaus gibt es noch die WEG-Verwaltung, die Sondereigentumsverwaltung und die Gewerbeverwaltung.
Die Aufgaben einer Hausverwaltung unterteilen sich in drei große Bereiche:
Die technische Hausverwaltung
Die technische Hausverwaltung kümmert sich um alle Belange zum Betrieb des Objektes:
- Überwachung der Immobilie, bspw. durch regelmäßige Begehung
- Erfassung von Verbrauchswerten (Strom, Heizung, Wasser)
- Wahrnehmung der Verkehrssicherheitspflichten
- Beauftragung und Einweisung von Handwerkern und Hausmeistern
- Schadensmeldung gegenüber Versicherer und Verursacher- Beauftragung von Sachverständigen im Schadensfall
Die rechtliche Hausverwaltung
Die rechtliche Hausverwaltung ist zuständig für die rechtliche Vertretung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Sie muss genaue Kenntnis über alle rechtlichen Rahmenbedingungen besitzen, insbesondere AGB, WEG, BGB, Landesbauverordnung und viele weitere. Die Immobilienverwaltung verhandelt mit Ämtern und beantragt öffentlich-rechtliche Genehmigungen, bspw. für das Fällen von Bäumen. Sie prüft Verträge und schließt diese ab. Sie übernimmt das Mahnwesen bei Zahlungsrückstand und vertritt den Objekteigentümer vor Gericht.
Die organisatorische Hausverwaltung
Wenn es um die Einberufung einer Eigentümerversammlung, deren Protokollierung und die Fassung von Beschlüssen geht, kommt die organisatorische Hausverwaltung zum Einsatz. Sie ist verantwortlich für das Beschwerdemanagement, für die Kommunikation und Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern, stellt die Hausordnung auf, erstellt Rundschreiben und Aushänge und entwickelt Maßnahmen zur Fristenwahrung zur Vermeidung von Rechtsnachteilen.
In den meisten Fällen sind alle drei Aufgabebereiche innerhalb einer Hausverwaltung angesiedelt und werden zumeist von verschiedenen Abteilungen umgesetzt. Die Herausforderung besteht nun darin, dass alle diese Parteien auf Grundlage derselben Informationsbasis arbeiten und es keine Lücken im Datenbestand und der Kommunikation gibt. Laufzettel, Aktenschränke, handschriftliche Protokolle und Klebezettel an Pinnwänden sind da eher hinderlich.
Der Weg führt an einer digitalen Hausverwaltung nicht vorbei.
Wie funktioniert die digitale Hausverwaltung?
Im Sinne des papierlosen Büros und der Kommunikationstransparenz sowie Datensicherheit, basiert die digitale Hausverwaltung auf zentralen Softwarelösungen mit Schnittstellen zu allen relevanten Plattformen und Datenbanken. Die Software steht oftmals sowohl als Programm stationär am Büro-PC, als auch als mobile App für Tablets bereit. Damit können Daten auch bei Wohnungs- und Objektbegehungen lückenlos eingepflegt werden.
Es gibt jedoch auch Verwaltungen, die nach wie vor auf Excel setzen und so ihre Bestände verwalten.
Der Vorteile eines zentralen Softwaresystems liegen jedoch auf der Hand. ie genutzte Hausverwaltungssoftware umfasst alle Prozesse und Daten zu Objekten, Vermietern, Mietern und Verwaltern. Sie ist rund um die Uhr verfügbar und von allen beteiligten Personen nutzbar.
Die Vorteile einer digitalen Hausverwaltung für den Verwalter liegen auf der Hand:
- Gesteigerte Serviceleistung
- Effizientere Prozesse
- Kosteneinsparungen
- Ermöglichung von mobilem Arbeiten
- Attraktiver für Mitarbeiter
- Datensicherheit und Datenkonsistenz
- Revisionssicherheit
Aber auch Mieter und Eigentümer profitieren von der digitalen Transformation in den Hausverwaltungen. Durch die Digitalisierung der Prozesse und Daten ergibt sich ein viel höheres Maß an Transparenz als noch zu Zeiten des Papierbüros. Die Archivierung aller Konversationen und Geschehnisse bietet ein Höchstmaß an Rechtssicherheit für alle Parteien. Serviceanfragen werden schneller bearbeitet und die Verwaltung hat mehr Zeit für Betreuung und Beratung.
Welches ist die beste Hausverwaltungssoftware?
Es gibt nicht DIE BESTE Hausverwaltungssoftware. Sie tun gut daran, vor Anschaffung einer ergänzenden Lösung für die digitale Hausverwaltung eine Bedarfsanalyse inhouse durchzuführen. Dazu stellen Sie sich einfach folgende Fragen:
- Welche Funktionen und Schnittstellen werden benötigt?
- Wer soll mit der Software arbeiten?
- Wie umfassend und komplex ist der Datenbestand, der migriert werden muss?
Überdies ist die intuitive Bedienung einer solchen Software essenziell. Wie schon erwähnt, nützt Ihnen das beste Tool nichts, wenn dieses von den beteiligten Parteien nicht oder nur mühsam bedient werden kann.
Daher kann die Antwort auf die Frage nach der besten Hausverwaltungssoftware für die mobile Protokollerstellung nur lauten:
- Sie lässt sich ohne Aufwand an Ihr bestehendes ERP- und Datenbanksystem anbinden.
- Sie lässt sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und konfigurieren.
- Sie ist intuitiv bedienbar.
- Sie bildet eine vollumfassende Lösung, weil sie mit Hausverwaltungen entwickelt wurde.